こんにちは、デザイナーの小川です。
デザイナーに限らず、開発や企画など関係者と協力して物事を進める上で欠かせないのが「コミュニケーション」であり、「考えを伝える」ことが重要となります。
本記事では、自身の考えを伝える際に陥りやすいこと、それを回避する方法について説明します。
失敗の原因について考える
「伝えたいことを相手に話してみたものの、思うように伝わらなかった」という体験をしたことはないでしょうか？
失敗しがちなこととして、「早く相手に伝えなきゃ」「あれもこれも伝えなきゃ」という思いばかりが先走ったまま話を始めてしまうと、思うように相手に意図が伝わりにくくなってしまいます。
いくら伝えたい内容が素晴らしくても、 伝え方が悪いと思わぬ誤解を招いたり、本質が伝わらなかったり、せっかくの考えが台無しになってしまうことがあります。
そうならないために、「考えを伝えるための5つの方法」を活用することで、失敗を回避することができます。
考えを伝えるための5つの方法
簡潔に伝える
びっしり内容が詰め込まれたプレゼン資料や報告メールなどを見かけることがありますが、考えていることを全て伝えなければという思いが強くなりすぎると、余分な情報を詰め込みがちになります。
まず最低限、何を伝えたいかを意識して、一番伝えたいことを中心に情報の選択をしてみましょう。
構造を意識して伝える
伝えたい内容を整理せずに話を始めてしまうと、粒度が違う内容や違う話が混ざってしまうことがあります。
そうならないために物事を「構造化」して捉えることが重要となります。
一番上が「最も伝えたい結論」、 その下が「結論の理由 / 根拠」、 さらに下に繋がるのは「理由を支える具体例」です。
ピラミッド構造を活用することで、自分が伝えたいことの「全体像」が捉えられ、内容がまとめやすくなると思います。
曖昧な表現を避けて具体的に伝える
人によって定義の違う言葉は注意が必要です。
例えば、「明日の会議は、いつもより少し早めに開始しましょう！」と言われた場合、「少し早め」とはどのくらいになるでしょう？
Aさんは5分、Bさんは20分と捉えるかもしれません。
「明日の会議は、5分早めに開始しましょう！」と曖昧な表現を避け具体的に伝えることで、誤解やトラブルを防ぐことができます。
相手にわかる言葉を選んで伝える
自分の知っている用語が、誰もが知っている当たり前の言葉ではないですよね？
例えば、「トルツメ」「カーニング」など、デザイナーが使う専門用語はほとんどの人が使いません。
専門用語を使うことで相手に理解されなかったり、混乱や誤解を招いてしまうことがあります。
そうならないために、専門用語はなるべく避け、もし使うのであれば説明を補足して伝えてみましょう。
イメージで伝える
言葉や文字だけだと、なかなか理解できないことは多いですよね。
例えば、初めて行った土地で道に迷ってしまい、偶然そこにいた人に道を聞いたとします。
「あのコンビニを通り過ぎてから左に曲がると目的地です。」ぐらいであれば、言葉だけでも簡単に理解できますが、目的地までの道のりがとても複雑だった場合、たどり着けるでしょうか？
複雑な道のりでも、地図を書いてもらえたら、目的地にたどり着きやすくなると思います。
言葉や文字だけでは分かりづらかったり、覚えきれない情報を、イメージで伝えるだけで相手が理解しやすくなります。
まとめ
今回は、「考えを伝えるための5つの方法」についてご紹介しました。
伝えるということは、それを受け取る相手が存在します。何かを伝える際に聞き手のことを考え伝えることで、自身の考えを理解してもらいやすくなると思います。
本記事がコミュニケーションを円滑にするために、少しでも役立てれば幸いです。
