さとうです。最近ノベルティのぬいぐるみが増えてきて困惑しています。
毎日どこかで開催されている勉強会、みなさん行かれていますでしょうか？Connpassやdots.、Doorkeeperなどのイベント告知サービスができたことで本当に沢山の勉強会やカンファレンスが開かれているのがわかって感嘆するばかりです。
今回はピクスタの業務での取り組みとはちょっと違うのですが、「勉強会をホストすること」とその事例としてopenSUSE mini Summit 2015を開催したことをご紹介しようと思います。
openSUSE mini Summit 2015 Tokyo
去る9月12日にopenSUSE mini Summit 2015というイベントをピクスタで開催しました。
openSUSEって？
openSUSEとは、開発元のドイツを中心にヨーロッパでは人気が高い、オールインワンのLinuxディストリビューションです。日本ではちょっと残念なことにマイナーであまり知られていないかもしれません。でも、商用版のSUSE Linux Enterpriseは基幹システムなどで使われたりするので意外な所に潜んでいますよ。ピクスタでも一部ではありますがローカル開発環境や、サーバ監視のためにopenSUSEを利用しています。
ちなみに、マスコットキャラクターにGeeko（ギーコ）というカメレオンがいます。
openSUSE mini Summit の様子
▶ 日本openSUSEユーザ会武山さんによるオフィシャルのレポートはこちら
今回のイベントは日本では（たぶん）初めて日本openSUSEユーザ会による、ちょっと大きめの集まりとなりました。アジア圏ではすでに昨年北京で開催され、そして今年は12月に台北でopenSUSE ASIA Summit が予定されており、日本でもやってみようと言うことで開催されました。こういったミートアップはまずやることが大事であったりします。
参加者は事前登録22人、実参加は20人となりましたが今回は初めてopenSUSEを使ってみたという発表が多くあり、僭越ながら私は長年openSUSEユーザ会にいるのですが「ついに動き出したか」感がありました。感慨深いです。
数は少ないながらも、最新のLeap 42.1の話、OSを使うにあたっては欠かせない日本語入力の話、どのように他のユーザに使ってもらうかの話など、この規模にしては充実したトークが集まったのではないかと思います。
日本語入力まわりの話を聞いてて、やっぱmozc強いなー、という印象強かったです。
勉強会を開催すること
ピクスタではこれまでにも渋谷.rbやRESTfulとは、などの勉強会やミートアップの場所を提供してきました。こういう会社は多いのではないでしょうか。そして、これから「うちで勉強会やってみよう」と思ってらっしゃる方も多いのではないかと。
しかし、いざ勉強会をやってみようと考えると、規模・設備・運用などどこまでやればいいのかイメージがつきづらいところです。その辺をちょっとまとめてみようかと思います。今回のレシピはopenSUSE mini Summitです。
必要なもの・やること
- 会場キャパシティ：30人、その人数を収容できる部屋
- スタッフ：ピクスタからはさとうが会場担当として、他にユーザ会から4人
- 備品： マイク×2、スピーカー、スクリーン、ホワイトボード×2、机、椅子30脚、PC2台
- ネットワーク： 急に40台くらいぶら下がっても大丈夫な無線AP
- 記録： カメラでの撮影、ビデオのストリーミング配信
大体こんなところです。
備品・設備
自分たちでセットアップするものであればあまり気になりませんが、備品・設備は会社のもののことが多いと思います。なくしたりすれば責任を問われますので、大事に扱いましょうというのは当然として、参加者にもアナウンスしましょう。イベントが始まる前に会場説明できる時間を確保するとよいと思います。飲食の可否とか、トイレとか。
備品の管理は面倒でも開始時と撤収時にリストを作って管理すると確認が楽になります。何を会社から使っているか、ということについてはコネクタやケーブル一本までリストアップしておくとあとで「あれどこにやった？」と慌てずに済みます。
あってよかったもの
- 名札関連：ネームカード入れ（ネックストラップ）・台紙・サインペン（たくさん）・ハサミ・カッター
- ユーザ会の集まりなので、誰かわかる様になっているのはよかったです。
- 電源タップ
- 足りないところもありますので、予備があると良いかも。
- プリンター -急な印刷が必要な場合に限ってプリンターもコンビニもキンコーズもありません。モノクロだとしても印刷できるのがよさそうです。
無線LANの提供
絶対必要かって言われるとそうでもないかなと思いますが、ゲストネットワークがあるとよいです。でも、できたらやるぐらいでよいと思います。
設営と撤収
設営
いろいろ設営しなければなりませんが、優先してやってきておきたいのは外から来る人がわかるような案内を出しておくと良いということです。アテンドしてくれる人がいると更によいですが、案内の紙をA3*1ぐらいの紙に印刷して貼りだせると親切ですし、そのためのスタッフが居なくても良いことが多いです。
机・椅子を並べるなど部屋の準備をやってると1時間とか2時間とかあっという間にすぎるので、時間には余裕を持ってやりましょう。スタッフの数にもよりますが、確認も含めて1時間～1時間半くらいは確保できると安心です。あと、スタッフの控室があるとよいですね。荷物と貴重品置き場として、機材などがある場合は必要になることがあります。可能であれば用意したほうが何かと都合がよいです。
入館・入室案内
平日開催だと問題にならないのですが、たいていの場合、土日だと入館に際して手間がかかることがあります。ビルの管理人さんに連絡が必要だとか、ビルに入るためにはどうしたらいいか、ということを予め確認してスタッフに共有しておきましょう。
ゴミ
意外と盲点なのですが、ゴミの処理は決めておかないと困ります。会場内で食事するようなことがなければあまりゴミが出ることは少ないと思いますので、持ち帰ってもらう方がよいです。持って帰ってください。
撤収
外部の会場だと特にそうですが、片付けは現状復帰を要しますので、必ず会場担当になる人が元はどんなだったか覚えておいて、片付ける場所とか確認しないとカオスになります。しまいにゃ怒られるわけです。次使えるかどうかというのはこの後始末がきちんとされているかによりますので、会場を提供しようという方はゴミがないか、汚れてないか、そして忘れ物がないように確認をしましょう。。
あと、参加されている方はカンファレンスや勉強会が終わって手伝いがなければすみやかに会場から出ましょう。片付けられません…。
最後に、戸締まりを忘れずに。
まとめ
例えば土日でカンファレンスや勉強会を開催するときに必要になることが何か、ということをまとめてみました。数人ならあまり気にならないことも、数十人になると、考えることが多くなります。とはいえ、基本は人間の行動に沿っていることなので、何が必要か優先順位つけてかかればあまりトラブルになることもないかと思います。翻って、手間が少なくなるには参加する方の協力も必要だということです。他の勉強会やカンファレンスに行った時は気をつけよう、と思うようになったりもします。
いろんな会社で勉強会やミートアップができるようになるといいですね。
*1:なければA4でも大丈夫ですが、できるだけ大きい方が良いです
